Poste d’assistant administratif à temps partiel

Site Société de l'histoire du protestantisme français

UN SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF (19 heures par semaine)

Principales missions
Assurer le secrétariat de direction auprès du président, du secrétaire général et du trésorier et à tour de rôle, les permanences téléphoniques de la Société
Tenue des archives courantes de la SHPF.

Autres tâches administratives :
• Abonnements aux Cahiers de généalogie et envoi
o Gestion des abonnements dans le logiciel AboWeb (abonnement, édition de factures, envoi de factures, courriels de relance et réception des paiements) y compris auprès des établissements public (via la plateforme ChorusPro)
o Édition des étiquettes-adresse et envoi matériel des CGP
o Suivi des achats au numéro effectués par le site internet ou par voie postale/courriel

• Participation à la préparation des dossiers de demande de subvention
o Réunir les pièces demandées et les déposer, ainsi que le dossier cerfa, en ligne ou/et les envoyer par voie postale

• Gestion de la maintenance des installations de l’immeuble de la bibliothèque : vérifier que le passage facturé a été effectué, suivre les devis de remplacement et réparations, signaler des dysfonctionnements.
Les installation existantes nécessitant un suivi assidu hebdomadaire/mensuel sont :
o Groupe chauffage-froid
o Ascenseur et plateforme PMR
o Société de nettoyage
o Téléphonie et informatique
D’autres installations nécessitant un suivi plus espacé :
o Visite annuelle des Sapeurs-Pompiers de Paris
o Nettoyage des gouttières
o …

• Gestion des commandes diverses (traiteur, changement de porte, équipements pour les sanitaires, imprimeur, …)
o Préparation des devis
o Suivi de la commande et de la conformité du devis avec la facture
o Contrôle de conformité entre le service facturé et service reçu

Rémunération brute : CDD de 1000 € sur 12 mois.

Une évolution vers un temps plein sera envisageable
Horaires à définir avec les président et secrétaire général

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à administration@shpf.fr