Secrétaire / Assistant (e)

Principales missions : – Assurer le secrétariat de direction auprès du Président, du Secrétaire général et du Trésorier et à tour de rôle, les permanences téléphoniques de la Société. – Tenue à jour et classement des documents budgétaires, comptables et bancaires. – Encaissement des dons, cotisations et abonnements. – Tenue des dossiers (archives courantes) de la SHPF. Autres tâches administratives : – Abonnements aux Cahiers de généalogie et envoi , selon fiche de procédure – Participation à la préparation des dossiers de demande de subvention : – Réunir les pièces demandées et les déposer, ainsi que le dossier Cerfa, en ligne ou/et les envoyer par voie postale. – Maintenance des installations de l’immeuble de la bibliothèque , selon fiche de procédure: – Téléphonie et informatique : • Suivi des factures de téléphonie, de la maintenance du site interne, des noms de domaine (shpf et shpf-collections.fr, et du protocole de sécurité du portail (https). – Gestion des commandes diverses (traiteur, équipements pour les sanitaires, imprimeur, etc.) : du devis au contrôle de conformité. – Communication de la Société , sous la supervision du président et de la secrétaire générale adjointe • Mise à jour des actualités sur le site internet ; • Tenue de différents carnets d’adresses (invitations aux événements, professionnels, institutions partenaires, …) ; Il sera apprécié d’avoir de la méthode, de l’organisation et de la rigueur dans le travail, ainsi que de bonnes connaissances des logiciels informatiques